Vanaf dat ik Doelgroep in beeld oprichtte, is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) volop in het nieuws. Organisaties en ondernemers nemen voorbereidingen om per 25 mei 2018 AVG-proof te zijn. Hopelijk is het voorkomen van een boete niet de belangrijkste drijfveer… Zie jij de AVG wel als een vervelende verplichting? Dan heb je nu een extra goede reden om verder te lezen!

Organisaties krijgen meer verantwoordelijkheid

Vanaf 25 mei 2018 is de AVG van toepassing. Dan geldt de nieuwe privacywetgeving in de hele Europese Unie. Jij krijgt als non-profit organisatie meer verantwoordelijkheid voor de manier waarop je omgaat met persoonsgegevens. Vanaf dan heb jij in ieder geval:

• een gegronde reden voor het verzamelen van persoonsgegevens;
• iemand aangesteld als functionaris gegevensbescherming;
• een register opgesteld met alle verwerkingen;
• een beleid opgesteld om gegevens te beschermen;
• (digitale) beveiliging.

Zeker in de zorg is het erg belangrijk je verantwoordelijkheid te nemen, omdat jouw doelgroep vaak uit extra kwetsbare mensen bestaat.

Jouw doelgroep krijgt meer controle

Jij krijgt meer verantwoordelijkheid, jouw doelgroep krijgt meer en betere privacyrechten. Een goede ontwikkeling. Want het is toch eigenlijk best vreemd dat zij geen inzage hebben in hun eigen gegevens, omdat een ander die in beheer heeft? 😉 Jouw doelgroep krijgt het recht:

• gegevens in te zien;
• gegevens te wijzigen;
• vergeten te worden;
• gegevens over te dragen;
• op informatie.

De basis van een relatie

Zodra je jouw doelgroep in beeld hebt, wil je een relatie met elkaar aangaan. Een relatie is altijd gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Dat betekent dat jouw doelgroep er vanuit moet kunnen gaan dat jij zorgvuldig en veilig met persoonsgegevens omgaat. Als je dat vertrouwen schaadt, vertrouwen mensen je niet meer. Daar krijgt je imago een enorme deuk van. Nieuwe klanten zullen wel twee keer nadenken voor ze met jou in zee gaan.

Waarom vinden we privacy zo belangrijk?

Iedereen heeft een eigen privéruimte: een gedachtewereld, gevoel, innerlijk. Een ander kan niet zomaar zien wat jij op een bepaald moment denkt, voelt of ervaart. Dankzij privacy kan jij bepalen wie er toegang tot jouw gedachtewereld heeft. Het is een vorm van controle. En controle maakt dat we ons onafhankelijk kunnen voelen.

Van nature willen we graag controle en de inhoud van onze communicatie beschermen. Daarom zet je een wachtwoord op je mailbox, loop je het kantoor uit bij een privé telefoontje en doe je de deur dicht als je naar de toilet gaat. We gaan ervan uit dat wat we wel delen, niet zomaar met anderen wordt gedeeld. We willen elkaar daarin graag vertrouwen.

Van privacy een positieve beleving maken

Iedereen moet per 25 mei voldoen aan de AVG. Je kunt wachten tot iemand van zijn extra rechten gebruik wil maken en bij jou aanklopt. Maar je kunt de AVG ook zien als kans om extra vertrouwen op te bouwen van je doelgroep. Sluit aan bij de klantbeleving. Laat zien dat jij privacy en veiligheid van persoonsgegevens ook heel belangrijk vindt. Grijp dit moment aan om te werken aan die oh zo belangrijke basis van elke relatie. Win het vertrouwen van jouw doelgroep.

Afbeelding: Voorbeeld van transparantie bij een online invulformulier

5 tips om met de AVG het vertrouwen van jouw doelgroep te winnen

Iedereen moet voldoen aan de voorwaarden van de AVG. Hoe kun jij je dan onderscheiden? Neem mensen mee in de stappen die jij hebt genomen. Laat ze zien wat er achter de schermen gebeurt en vooral waarom. Gebruik de volgende 5 tips om extra vertrouwen van je doelgroep te winnen:

• Vraag alleen gegevens die je echt nodig hebt. Waarom zou je bijvoorbeeld een woonadres vragen als iemand een digitaal document aanvraagt? Je zult uiteindelijk wellicht minder data hebben, maar wel data van hogere kwaliteit. Ook versimpelt dit je communicatieprocessen.
• Wees transparant over waarom je bepaalde gegevens vraagt. Maak bij een invulformulier al duidelijk wat je intenties zijn. Door elke stap transparant te zijn, neemt het vertrouwen ook steeds toe. En mensen zijn bereid om meer te delen wanneer de voordelen duidelijk zijn. Deze deelbereidheid geeft jou weer een beter beeld van jouw doelgroep. Hiermee kun je je service verbeteren.
• Geef bij een opt-in mogelijkheid al gelijk aan dat iemand z’n gegevens op ieder moment weer kan laten verwijderen. Hiermee geef je je doelgroep een gevoel van controle.
• Geef je doelgroep het gevoel dat ze zelf kunnen bepalen waar hun grenzen liggen op het gebied van privacy. Bied proactief aan om eigen persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen.
• Handel naar wat je belooft. Zorg dat je privacyverklaring up-to-date en makkelijk vindbaar is. Sta open voor vragen en feedback. Je wilt nooit het vertrouwen van je doelgroep schaden.

Heb jij meer tips over hoe je de AVG kunt inzetten om te werken aan een sterke relatie met je doelgroep?